به منظور برنامه ریزی و اجرای هرچه بهتر بخش علمی کنگره، جلساتی با حضور جناب آقای دکتر لنکرانی، رئیس کنگره، جناب آقای دکتر معصومی، دبیر علمی و اجرائی کنگره و سایر اعضای کمیته علمی برگزار گردید. در هر جلسه، گزارشی از فعالیت های در دست اقدام و برنامه ریزی های انجام شده توسط دبیر کنگره و سرگروه های کمیته علمی ارائه شده و اعضاء به ارائه پیشنهاداتی جهت اجرای هرچه بهتر بخش علمی پرداختند.
از جمله موارد مطرح شده در این جلسات بررسی وضعیت مقالات ارسالی، مشخص کردن سخنرانان و داوران، هماهنگی درخصوص ارائه برنامه زمانبندی برگزاری سخنرانی ها، پنل ها، کارگاه ها و ... و نیز تمدید مهلت ارسال مقالات بوده است.